Restaurant-Eröffnung in Luxemburg mit ausländischem Personal — Checkliste
2026-10-09 — Stafflab
Die Eröffnung eines Restaurants in Luxemburg ist mit erheblichem administrativem Aufwand verbunden — selbst ohne ausländisches Personal. Wenn Sie zusätzlich entsandtes Küchenpersonal aus dem EU-Ausland einsetzen, kommen ITM-Meldung und A1-Bescheinigung als weitere Pflichten hinzu. Dieser Artikel gibt Ihnen eine vollständige, priorisierte Checkliste — von der Gewerbeanmeldung bis zum ersten Serviceabend.
Phase 1: Unternehmensregistrierung (Monate –6 bis –3 vor Eröffnung)
RCS — Registre de Commerce et des Sociétés
Jedes Unternehmen, das in Luxemburg tätig ist, muss im RCS (Handels- und Gesellschaftsregister) eingetragen sein. Die Anmeldung erfolgt über das Luxembourg Business Registers (LBR)-Portal. Für ein Restaurant als SARL (Société à responsabilité limitée): Mindeststammkapital € 12.000, Notarakt erforderlich.
- ☐ Gesellschaftsvertrag (Statuts) erstellen und notariell beurkunden lassen
- ☐ Stammkapital auf Gesellschaftskonto einzahlen
- ☐ RCS-Anmeldung beim LBR einreichen (online möglich)
- ☐ Gewerbegenehmigung (autorisation d'établissement) beim Ministerium für Mittelstand beantragen
- ☐ Betriebsgenehmigung (autorisation de commerce) für Gastronomie einholen
TVA-Registrierung (Mehrwertsteuer)
Luxemburg hat einen Standard-MwSt.-Satz von 17 %, jedoch einen reduzierten Satz von 8 % auf Restaurantdienstleistungen (Speisen und alkoholische Getränke, die am Tisch serviert werden). Lebensmittelverkauf zum Mitnehmen gilt 3 % oder 17 % je nach Produkt.
- ☐ TVA-Registrierung beim AED (Administration de l'Enregistrement, des Domaines et de la TVA)
- ☐ Steuernummer erhalten
- ☐ Kassensystem auf korrekte Steuersätze konfigurieren
- ☐ Buchhaltungssystem auf Reverse-Charge-Buchungen vorbereiten (für Stafflab-Rechnungen)
Phase 2: Behörden und Lizenzen (Monate –3 bis –1)
Lebensmittelsicherheit — ASFT
Die Administration des services techniques de l'agriculture (ASFT) ist für die Lebensmittelsicherheitsüberwachung zuständig. Gastronomieunternehmen müssen sich vor Betriebsaufnahme registrieren.
- ☐ Betrieb bei der ASFT registrieren
- ☐ HACCP-Konzept erstellen und dokumentieren
- ☐ Küchenverantwortlichen für Lebensmittelsicherheit benennen
- ☐ Lebensmittel-Hygieneschulung für alle Küchenangehörigen (inkl. entsandtes Personal)
Gemeinde und Baugenehmigung
- ☐ Baugenehmigung / Nutzungsänderung (bei Umbau von Gewerberaum in Restaurant)
- ☐ Genehmigung für Terrasse oder Außenbestuhlung beim Gemeindebüro
- ☐ Feuer- und Sicherheitsabnahme durch CGDIS (Pompiers)
- ☐ Akustikgutachten bei Musikbetrieb
Phase 3: Personalanmeldung — lokale Mitarbeiter (Monate –2 bis –1)
CCSS-Anmeldung als Arbeitgeber
Wenn Sie in Luxemburg direkt angestelltes Personal beschäftigen, müssen Sie sich als Arbeitgeber bei der CCSS (Centre Commun de la Sécurité Sociale) registrieren. Jeden Monat sind Sozialversicherungsbeiträge zu melden und abzuführen.
- ☐ Arbeitgeberregistrierung bei CCSS
- ☐ Lohnabrechnungssystem einrichten (oder Treuhandbüro beauftragen)
- ☐ Jeden neuen Mitarbeiter vor Arbeitsbeginn bei CCSS anmelden
- ☐ Arbeitszeiterfassungssystem installieren (gesetzliche Pflicht)
ADEM — Arbeitsamt
Offene Stellen müssen in Luxemburg der ADEM (Agence pour le développement de l'emploi) gemeldet werden, wenn sie nicht binnen 3 Wochen besetzt sind. Bei entsandtem Personal entfällt diese Pflicht — die ITM-Meldung tritt an ihre Stelle.
Phase 4: Entsendetes Personal — spezifische Pflichten
ITM-Meldung (Inspection du Travail et des Mines)
Für jeden entsandten Arbeitnehmer, der in Luxemburg eingesetzt wird, ist eine Vorabmeldung bei der ITM Pflicht. Diese erfolgt durch den entsendenden Arbeitgeber (Stafflab) über das eDeklaration-Portal.
| Pflicht | Zuständig | Timing |
|---|---|---|
| ITM-Meldung einreichen | Stafflab | Mindestens 1 Tag vor Arbeitsbeginn |
| A1-Bescheinigung beschaffen | Stafflab (ZUS Polen) | Vor Arbeitsbeginn |
| Luxemburgischen Vertreter benennen | Restaurant | Bei ITM-Meldung |
| Dokumente am Arbeitsplatz zugänglich machen | Restaurant | Ab erstem Arbeitstag |
| SSM-Mindestlohn sicherstellen | Stafflab (zahlt Lohn) | Laufend |
Vollständige Zeitplan-Übersicht
| Vorlauf | Aktivität | Behörde/Partner |
|---|---|---|
| –6 Monate | Gesellschaftsgründung SARL, RCS-Anmeldung | Notar, LBR |
| –5 Monate | Gewerbegenehmigung beantragen | Ministère des Classes Moyennes |
| –4 Monate | TVA-Registrierung, Baugenehmigung | AED, Gemeindeverwaltung |
| –3 Monate | ASFT-Registrierung, HACCP-Konzept | ASFT |
| –3 Monate | Stafflab kontaktieren, Personalbedarf definieren | Stafflab |
| –2 Monate | CCSS-Arbeitgeberanmeldung, Lohnsystem | CCSS |
| –6 Wochen | Kandidatenprofile von Stafflab erhalten und bestätigen | Stafflab |
| –4 Wochen | A1-Anträge bei ZUS gestellt | Stafflab/ZUS |
| –3 Wochen | Feuerschutz- und Sicherheitsabnahme | CGDIS |
| –2 Wochen | A1-Bescheinigungen erhalten, ITM-Meldung eingereicht | Stafflab |
| –1 Woche | Personal reist an, Kücheneinführung | Stafflab + Restaurant |
| Eröffnungstag | Erster Service | Vollständiges Team |
Häufige Fehler bei der Eröffnung
Fehler 1: Personal zu spät anfragen
Der häufigste Fehler: Stafflab wird 2 Wochen vor der geplanten Eröffnung kontaktiert. Dann fehlt die Zeit für A1-Bescheinigung und ITM-Meldung. Planen Sie mindestens 6 Wochen Vorlauf für entsandtes Personal.
Fehler 2: ASFT-Registrierung vergessen
Die ASFT-Registrierung wird von vielen Neugründern übersehen, weil sie bei der Gewerbegenehmigung nicht explizit gefordert wird. Aber die Lebensmittelkontrolle kann jederzeit eine Registrierungsbestätigung verlangen — und ohne sie droht eine Betriebsuntersagung.
Fehler 3: CCSS-Anmeldung nach Arbeitsbeginn
In Luxemburg muss jeder neue Mitarbeiter vor dem ersten Arbeitstag bei der CCSS angemeldet sein. Nachträgliche Anmeldungen sind bußgeldbewehrt. Bei entsandtem Personal übernimmt Stafflab diese Rolle — aber für Ihre direkt Angestellten liegt die Pflicht bei Ihnen.
Was Stafflab für Sie übernimmt
Als Restaurantbetreiber, der mit Stafflab arbeitet, entfallen folgende administrative Belastungen vollständig:
- CCSS-Registrierung und monatliche Beitragsmeldung für entsandtes Personal
- ZUS-Antrag und A1-Bescheinigungsmanagement
- ITM-Meldung über das eDeklaration-Portal
- Lohnabrechnung, Urlaubsgeldberechnung, 13.-Monat-Rückstellung
- Dokumentenarchiv für ITM-Kontrollen
Ihre Aufgabe beschränkt sich auf: Personalbedarf definieren, Kandidaten bestätigen, Unterkunft klären und das Restaurant operativ vorbereiten.