ITM-Meldung für entsandte Arbeitnehmer in Luxemburg — praktischer Leitfaden
2026-07-13 — Stafflab
In Luxemburg muss jeder ausländische Arbeitgeber, der Arbeitnehmer im Land einsetzt, eine Vorabmeldung bei der Inspection du Travail et des Mines (ITM) erstatten. Das ist das luxemburgische Äquivalent des belgischen Limosa-Systems oder der niederländischen WagwEU-Meldung. In diesem Artikel erklären wir, wie diese Pflicht funktioniert und was das konkret für Sie als Gastronom bedeutet.
Was ist die ITM-Meldung?
Die ITM (Inspection du Travail et des Mines) ist die luxemburgische Behörde für Arbeitsbedingungen und Arbeitsrecht. Gemäß dem Gesetz vom 20. Dezember 2002 (Umsetzung der europäischen Entsenderichtlinie) muss jeder in einem anderen EU-Mitgliedstaat ansässige Arbeitgeber, der Arbeitnehmer nach Luxemburg entsendet, diese vor Beginn ihrer Tätigkeit melden.
Die Meldung erfolgt über das Online-Portal der ITM (itm.public.lu). Nach Validierung stellt die ITM eine Empfangsbestätigung aus, die der Arbeitnehmer bei sich führen und bei einer Kontrolle vorlegen muss.
Wer ist für die Meldung verantwortlich?
Die Meldepflicht obliegt dem entsendenden Arbeitgeber — also Stafflab. Stafflab reicht die ITM-Meldung für jeden in Ihrem Restaurant eingesetzten Arbeitnehmer vor Beginn der Mission ein, im Rahmen des standardmäßigen Onboarding-Prozesses.
Als Restaurantbetreiber (Auftraggeber) haben Sie eine Sorgfaltspflicht: Sie müssen überprüfen, dass Stafflab die ITM-Meldung korrekt durchgeführt hat. In der Praxis: Fordern Sie vor dem ersten Arbeitstag eine Kopie der ITM-Empfangsbestätigung von Stafflab an.
Welche Informationen werden gemeldet?
- Identität des Arbeitnehmers (Name, Staatsangehörigkeit, polnische Sozialversicherungsnummer)
- Daten von Stafflab als Arbeitgeber (Firmenname, Adresse, USt-IdNr. PL9731095066)
- Geplante Daten des Einsatzes in Luxemburg
- Ihre luxemburgische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer als Auftraggeber
- Adresse des Arbeitsorts in Luxemburg
- Art der Tätigkeit und anwendbarer Tarifvertrag
Die A1-Bescheinigung: obligatorische Ergänzung
Parallel zur ITM-Meldung muss der Arbeitnehmer eine A1-Bescheinigung der polnischen Behörden (ZUS) besitzen. Diese bescheinigt, dass der Arbeitnehmer während seiner Entsendung in der polnischen Sozialversicherung versichert ist und nicht den luxemburgischen Beiträgen (CCSS) unterliegt. Stafflab beschafft und verwaltet die A1-Bescheinigung — Sie müssen nichts unternehmen.
Kontrollen der ITM in Restaurants
Die ITM führt unangekündigte Kontrollen in Luxemburger Gastronomiebetrieben durch. Bei einer Kontrolle kann der Inspektor Folgendes verlangen:
- Die Empfangsbestätigung der ITM-Meldung
- Die A1-Bescheinigung des Arbeitnehmers
- Den Entsendungsvertrag zwischen Stafflab und Ihrem Betrieb
- Die wöchentlichen Arbeitszeitnachweise
Bei Fehlen einer gültigen ITM-Meldung drohen dem ausländischen Arbeitgeber und dem luxemburgischen Auftraggeber Bußgelder von bis zu 5.000 € pro Arbeitnehmer.
Luxemburgischer Mindestlohn ist Pflicht
Auch bei EU-Entsendung müssen die Arbeitnehmer mindestens den luxemburgischen sozialen Mindestlohn (SSM) erhalten: 2.570 € brutto pro Monat für ungelernte Arbeitnehmer, 3.084 € für Fachkräfte (2026). Stafflab hält diese Sätze in der Vergütungsstruktur seiner entsandten Arbeitnehmer ein.
Was Sie als Gastronom tun müssen
- Stafflab Ihre luxemburgische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer mitteilen
- Die genaue Adresse Ihres Restaurants als Arbeitsort angeben
- Die Kopie der ITM-Empfangsbestätigung vor dem ersten Arbeitstag erhalten und aufbewahren
- Sicherstellen, dass der Arbeitnehmer seine A1-Bescheinigung vor Ort hat
Fazit
Die ITM-Meldung wird vollständig von Stafflab verwaltet. Ihre einzige Compliance-Pflicht besteht darin, sicherzustellen, dass Sie die Empfangsbestätigung vor Missionsbeginn erhalten haben, und diese in Ihren Unterlagen aufzubewahren. Ein einfacher Schritt für vollständige Rechtskonformität nach luxemburgischem Entsenderecht.